Новое положение о служебных командировках с сентября 2025 года

C 2025 года в силу вступают новые принципиальные изменения, которые касаются порядка оформления командировок, оплаты труда сотрудников и возмещения их расходов в рамках командировок. Данные нововведения затрагивают как работодателей, так и сотрудников. Как изменятся с 1 сентября этого года сроки поездки, размеры суточных, возмещения расходов и оформления документов, обсудим в сегодняшнем материале.

В этой статье разберем:

• новый порядок оформления командировок;
• увеличения размера суточных;
• изменения в определении сроков;
• правила оплаты труда в командировке;
• требования к авансовым отчетам;
• изменения в порядке возмещения расходов;
  и т.д.

Как теперь оформляют командировки?

Напомним, что ранее для оформления командировки достаточно было всего лишь одного приказа. Нужен был приказ на командировку, подпись сотрудника, и все готово. С 1 сентября 2025 года принцип остается тот же, но с небольшими уточнениями:

1. приказ теперь можно будет оформлять не только на бумажном носителе, но также и в электронном виде. Самый главный критерий - это наличие усиленной квалифицированной подписи;
2. в случаях, когда в трудовом договоре не прописаны разъездной характер работы, а поездка - внеплановая, то необходимо письменное согласование сотрудника;
3. в приказе теперь необходимо обязательно указывать не только сроки, но и точный адрес командировки. Например, если сотрудник направляется в Москву, нужно будет указать не просто г. Москва, а конкретный адрес (отеля, офиса, филиала), где сотрудник будет пребывать.

Сроки командировки: что считается, а что нет

Срок командировки определяется работодателем. Он зависит от объема, сложности и других особенностей служебного поручения (абз. 1 п. 4 Положения о служебных командировках).

Командировка может быть как однодневной, так и длительной (сроком более одного дня). В законодательстве нет четкого определения длительной командировки. Но такое понятие можно встретить, например, в налоговом праве. Там командировка может называться длительной, если возникает риск смены статуса физического лица с резидента на нерезидента (п. п. 1, 2 ст. 207 НК РФ). Командировка не может быть бессрочной, поскольку согласно ст. 166 ТК РФ командировкой считается служебная поездка на определенный срок, установленный для выполнения работником конкретного служебного поручения.

Максимальный срок служебной командировки законодательством не установлен. Также нет нормативных ограничений по периодичности таких поездок. Ограничения, которые касаются этих вопросов, можно установить в ЛНА, коллективном и (или) трудовом договоре (Письмо Роструда от 24.05.2024 N ПГ/10179-6-1).

Продолжительность командировки необходимо определить до ее начала, чтобы правильно рассчитать размер аванса, который следует выдать работнику, а также учесть рабочее время командированного в табеле.

Ранее у многих вызывало сомнения следующее: считается ли день отъезда и приезда как командировочный, в случаях, когда рейс - ночной? Теперь правила стали немного яснее:

1. Командировка начинается с момента выезда из дома (офиса) до места назначения.
2. Командировка заканчивается, когда сотрудник вернулся домой.
3. Время в пути учитывается как рабочее время.
4. Если человек задержался по вине работодателя (например, в случаях, когда рейс отменили) — суточные платят за дополнительные дни.
5. Если сотрудник задержался по своей собственной инициативе, например, решил остаться на экскурсию — лишние дни не оплачиваются.

Повышение размера суточных, НО не для всех

С 01.01.2025 не облагаемый взносами лимит суточных для сотрудников с разъездным характером работы, полевого довольствия для работающих в полевых условиях или участвующих в экспедициях, надбавки для вахтовиков составляет 3 500 руб. (вместо 2 500 руб.) за день работы (нахождения в пути) за границей (п. 2 ст. 422 НК РФ). Причем лимит при разъездах по России остался прежний - 700 руб. за каждый день выполнения работы (нахождения в пути) на территории России. На выплаты, превышающие эти размеры, придется начислять взносы.

Имейте в виду, что для суточных при командировках за границу ничего не меняется (лимит, как и прежде, 2 500 руб. за день).

Изменения в компенсации расходов

Теперь с 1 сентября 2025 года в рамках командировок полностью возмещаются:

Проезд:

• Авиа (эконом-класс)
• ЖД (купейный вагон)
• Такси до вокзала/аэропорта (однако не более 2 поездок)

Дополнительные расходы:

• Визы и страховки (при наличие чеков)
• Рабочие переговоры (при наличии чеков)
• Услуги переводчика

Что меняется в отчетности

На сдачу авансового отчёта, как и прежде, дают 3 рабочих дня. Принимают как бумажные чеки, так и электронные чеки. Самый важный момент — это то, чтобы всё чётко на чеках было видно. В случаях, когда чек оказался утерян, необходимо будет взять выписку в банке или написать объяснительную.

Что же касается нового авансового отчета, то он теперь требует:

Обязательные документы:

• Подробный отчёт о каждом дне (кто встречался, когда встречался, по какой причине встречался)
• Оригиналы всех транспортных билетов
• Гостиничный счет с печатью
• Чеки на все дополнительные расходы

В какой форме необходимо подавать документы?

Здесь допускаются следующие варианты: можно подавать в бумажном варианте, можно в электронном (сканы + цифровые чеки). И еще раз: фотографии чеков принимаю, только если всё чётко видно на них.

Еще несколько важных моментов

1. В случаях, когда билеты в рамках командировки были приобретены заранее со скидкой, подразумевается возмещение полной стоимости по фактически оплаченной сумме, даже если это 50% от обычной цены.
2. В рамках командировок, в случае отсутствия вариантов проживания в гостинице, можно снять квартиру, но необходимо будет приложить договор аренды и квитанцию об оплате.
3. В случае утери чека в рамках командировки, можно попытаться восстановить через банк в виде выписки, которую должны будут принять или написать объяснительную.

Новые правила оформления командировочных и прочих расходов требуют от компаний и сотрудников более внимательного подхода к документам. Эти изменения направлены на повышение прозрачности финансовых операций, но в то же время создают дополнительные требования, к которым важно подготовиться заранее.

Применять новые правила предстоит до 1 сентября 2031 года.

Ключевые аспекты новых правил

Главное, на что стоит обратить внимание, — строгий контроль за подтверждающими документами. Теперь даже незначительные ошибки в оформлении могут привести к отказу в возмещении расходов. Поэтому лучше уточнять все спорные моменты до подачи отчетности, а не после.

Для работодателей изменения означают необходимость пересмотра локальных нормативных актов. Важно привести их в соответствие с новыми требованиями, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов.

Для сотрудников главное правило — привыкнуть собирать все чеки, билеты и подтверждающие документы. Даже если раньше можно было обойтись без некоторых бумаг, теперь их отсутствие может стать проблемой.

Для бухгалтерии наступает время настройки учетных программ под обновленные нормы. Автоматизация процессов поможет минимизировать ошибки и ускорить обработку данных.

Да, новые правила добавляют хлопот, но есть в них и положительные моменты. Помимо увеличенных суточных, теперь часть документов можно оформлять электронно, что экономит время. Главное - внимательно изучить все изменения и заранее подготовиться, тогда переход на новые правила пройдет безболезненно.

Главное — не откладывать подготовку на потом. Чем раньше компания и сотрудники адаптируются к изменениям, тем проще будет избежать проблем в будущем. Внимательность и организованность сейчас — залог беспроблемной работы в новых условиях.