Машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности, подписанный КЭП руководителя.

С 01.09.2023 МЧД стала обязательна к применению, а удостоверяющие центры больше не выдают сотрудникам сертификаты юридических лиц. До истечения срока действия старых электронных подписей (но не позднее 31.08.2024) можно подписывать документы без новой МЧД.

Чтобы наделить уполномоченное лицо правом подписывать документы, директор заверяет электронную доверенность. Уполномоченное лицо подписывает документы своей КЭП и прикладывает МЧД. Например, такая доверенность нужна бухгалтеру для сдачи электронной отчетности. МЧД дает ему право подписывать документы от имени организации.

Реквизиты МЧД (приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857):

• название документа;
• порядковый номер;
• дата выдачи и срок действия;
• информация о лице, выдавшем доверенность (название или ФИО, ИНН, КПП, ОГРН/ОГРНИП, юридический адрес, СНИЛС руководителя);
• информация о получателе доверенности (ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН, СНИЛС);
• полномочия, которыми наделяется лицо;
• идентификаторы полномочий из классификатора (п. 2 ст. 17.1 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Если нужного идентификатора, следует описать полномочия текстом;
• возможность передоверия;
• электронная подпись, которой подписана МЧД;
• данные об информационной системе, где можно получить сведения о досрочном прекращении или отмене доверенности.

Три этапа для работы с МЧД

Этап № 1. Оформить электронные подписи для руководителя и уполномоченного лица. КЭП выдает ФНС и аккредитованные удостоверяющие центры. Понадобятся паспорт, ИНН и СНИЛС.

Этап № 2. Оформить и подписать доверенность. МЧД можно создать на сайте ФНС или в специализированной системе.

Этап № 3. Сохранить доверенность в информационной системе.

Где применяется МЧД

С помощью электронной доверенности можно отчитываться в ФНС (приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@). Чтобы уполномоченное лицо могло подписывать электронную отчетность, нужно один раз отправить МЧД в налоговую. Сделать это следует до отправки отчетов.

Для отправки документов в СФР также необходимо отправить соответствующую доверенность. Фонд присвоит ей номер, который уполномоченное лицо будет указывать при отправке отчетности.

Для работы в системе Честный ЗНАК и ЕГАИС также потребуется МЧД.

Электронную доверенность можно использовать при подписании электронных документов, полученных от контрагентов.

Хранение доверенностей

Порядок хранения в разных информационных системах утвержден Постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223.

Выбор той или иной системы зависит от полномочий, указанных в доверенности. Например, доверенность на подписание налоговой отчетности хранится в ФНС.

Хранение МЧД реализовано:

• у операторов ЭДО;
• в ФНС, ПФР, ФСС и других контролирующих органах;
• в аккредитованных удостоверяющих центрах;
• в других информационных системах, где был подписан документ.

Порядок размещения МЧД для хранения:

• доверитель отправляет МЧД в одну из информационных систем;
• оператор информационной системы фиксирует дату и время поступления доверенности;
• оператор автоматически формирует подтверждение о поступлении доверенности;
• оператор подписывает подтверждение о поступлении доверенности и направляет его доверителю.

Операторы информационных систем обязаны обеспечить конфиденциальность, целостность и доступность доверенности в соответствии с положениями ст. 19 Федерального закона «О персональных данных».

Отмена полномочий по МЧД

Руководитель может в любое время отозвать доверенность. Отмена МЧД может произойти в связи с увольнением работника или изменением круга его полномочий.

Чтобы отменить действие МЧД, нужно направить заявление на отзыв в информационную систему, где хранится доверенность.

Сотрудник может самостоятельно отказаться от полномочий, подписав отказ.