Электронная подпись: преимущества, порядок получения и новые требования

Электронная подпись помогает юридическим и физическим лицам удаленно заверять документы, отправлять официальные запросы в госструктуры, подавать иски, участвовать в торгах. Правила применения, виды подписей, обязанности участников электронного документооборота (ЭДО) прописаны в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Виды подписей:

1. Простая электронная подпись. Документы с такой подписью обладают юридической силой, если есть соответствующие нормативные акты Правительства РФ или договоренности между участниками ЭДО.
2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись. Обладает свойствами простой подписи и подтверждает, что с момента подписания документ не менялся.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Такая подпись обладает самой высокой значимостью.

Первый вид подписи — это привычные всем логины и пароли, СМС-коды. Простая подпись необходима для аутентификации на сайтах, получения госуслуг и т.д. Усиленную неквалифицированную подпись можно использовать во внутреннем документообороте компании или для подписания отдельных документов с контрагентами.

Организации и ИП чаще всего применяют КЭП. С помощью нее можно подписывать электронную отчетность, участвовать в электронных торгах, работать с различными государственными информационными системами. КЭП можно использовать для внутреннего и внешнего ЭДО.

Электронная подпись может храниться на специальной флешке или в компьютере.

Преимущества использования электронной подписи:

• экономия времени;
• экономия денег (например, не нужно тратить средства на доставку документов поставщикам);
• гарантия достоверности подписанных документов;
• мгновенное подтверждение подлинности документов.

Если говорить о надежности, самая защищенная подпись — КЭП. Ее невозможно подделать.

Где получить подпись

Простую электронную подпись можно создать непосредственно в документах или с помощью приложения КриптоПро CSP. Также ее можно получить в специальных удостоверяющих центрах. За неквалифицированной подписью можно также обратиться в удостоверяющий центр.

Чтобы пользоваться всеми преимуществами электронной подписи, оформите КЭП. Для этого свяжитесь с удостоверяющим центром. Затем оплатите создание подписи и подготовьте пакет документов.

Документы для получения КЭП:

1. Паспорт (разворот с фотографией) – оригинал или заверенная копия.
2. Заявление на выдачу подписи.
3. СНИЛС или ИНН (по требованию).

Когда ключ подписи изготовят, нужно прийти в удостоверяющий центр для идентификации личности.

Новый порядок выдачи электронной подписи

С 01.07.2021 правила получения подписи ужесточатся. Получить новую подпись можно будет только в удостоверяющем центре, аккредитованном по новым правилам. Список аккредитованных центров опубликован на сайте Минцифры.

Если подпись получена до начала июля, ее можно применять до 01.01.2022 при условии, что у подписи не истек срок действия (Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ).

С 2022 года работникам и уполномоченным лицам придется использовать личную подпись как для рабочих, так и для личных документов. В такой подписи не будет данных о юридическом лице. Подписывать документы организации уполномоченный специалист сможет только при наличии электронной доверенности.

С 01.01.2022 руководители компаний и ИП должны применять подписи ФНС. Обновленную подпись можно получить с 01.07.2021. Выдавать данную подпись будет ФНС и ее доверенные лица (отобранные удостоверяющие центры). Список доверенных лиц в стадии утверждения.

Чтобы получить новую подпись ФНС, директор организации должен приехать лично. Другое лицо получить подпись за руководителя не сможет даже при наличии нотариальной доверенности. В дальнейшем продлять подпись можно удаленно.

Подпись ФНС будет функционировать при наличии на компьютере актуального средства криптозащиты (например, КриптоПро CSP).

Согласно новым требованиям руководитель сможет получить лишь одну подпись на юридическое лицо. Скопировать ключ подписи не получится. Поэтому главный бухгалтер и другие уполномоченные лица, которые подписывают документы от имени компании, должны будут оформить личную подпись и электронную доверенность.