Бухгалтерия на аутсорсинге

Экономический субъект вправе передать ведение бухгалтерского учета сторонней организации (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Такую услугу оказывают специальные компании, в том числе аудиторские.

На аутсорсинг можно полностью отдать ведение бухгалтерского, налогового, кадрового и управленческого учета. Также можно передать лишь отдельный участок учета (например, расчет зарплаты).
 

На что обратить внимание при заключении договора

1. Репутация. Проанализировать выбранную организацию: узнать, сколько лет компания на рынке подобных услуг, почитать отзывы клиентов, изучить спектр услуг, наличие судебных дел и т. д.

2. Порядок документооборота и взаимодействия сторон. Следует узнать порядок обмена документами, систему взаимодействия с закрепленным бухгалтером. Прописать в договоре, в каком виде будут предоставляться отчеты о проделанной работе. При желании в договор можно внести пункт о согласовании отчетности перед ее отправкой в контролирующие органы.

3. Описание услуг. В договоре нужно подробно прописать всё, что входит в работу аутсорсера. Например, определить объем учета (полностью или конкретные участки), порядок проведения сверок с контрагентами и контролирующими органами, проведение инвентаризаций и другие функции. Если организация сдает специфические отчеты (например, в РАР), это также необходимо прописать в договоре. Обязанности аутсорсинговой компании рекомендуем зафиксировать в договоре максимально подробно.

4. Сроки. Обязательно нужно прописать сроки выполнения всех этапов работы.

5. Право подписи. Бухгалтерская и налоговая отчетность должна быть подписана руководителем. Аутсорсинговая компания может формировать документы и передавать их на подпись клиенту. Чтобы упростить процесс, клиент вправе передать право подписи уполномоченному лицу. Таким лицом может быть и бухгалтер-аутсорсер. Чтобы заверить отчетность, ему потребуется машиночитаемая доверенность, выданная организацией. Также нужно будет выпустить ЭЦП.

6. Учетная программа. В договоре нужно прописать вид программы, в которой ведется бухгалтерский и налоговый учет. Также необходимо определить, кому принадлежит программа: ее предоставляет заказчик или аутсорсинговая компания ведет учет с помощью своих программ.
Особое внимание следует уделить тому, как и в какие сроки будут переданы данные учета в случае расторжения договора.

7. Ответственность сторон. Желательно предусмотреть в договоре санкции за ошибки, совершенные аутсорсинговой компанией. Например, если ФНС выставит штраф за несданную в срок отчетность, такой штраф обязана возместить аутсорсинговая фирма.

8. Конфиденциальность. В договоре следует прописать что относится к коммерческой тайне, также необходимо определить порядок работы с персональными данными сотрудников.

Плюсы передачи учета на аутсорсинг:

• Снижение расходов. Часто затраты на аутсорсинг меньше расходов на содержание штатного бухгалтера (зарплата, взносы, канцтовары, обучение и т. д.).
• Бухгалтер всегда на месте. Штатный сотрудник может заболеть, уйти в отпуск или неожиданно уволиться. В аутсорсинговой компании все сотрудники взаимозаменяемы, а значит, вопросы клиента решаются довольно оперативно.
• Риски минимизированы. Если бухгалтер аутсорсинговой компании допустит ошибку, нарушит регламент работы, забудет сдать отчетность, клиент получит возмещение всех затрат (если такое условие прописано в договоре). Риски аутсорсинговых компаний обычно застрахованы. Страхование ответственности – один из признаков надежности организации аутсорсинговых услуг.

Минусы передачи учета на аутсорсинг:

• Риск утечки информации, так как аутсорсинговая компания получает доступ к большому объему данных. При выборе надежного исполнителя такой риск минимален.
• Руководитель не сможет лично контролировать весь процесс работы аутсорсера. Клиент получает уже итог работы в виде отчетов.
• Риск убытков при выборе ненадежной аутсорсинговой компании.
• Плата за дополнительные услуги. Штатный бухгалтер может выполнять большой объем работы в рамках рабочего дня. Аутсорсинговая компания прописывает перечень услуг в договоре, все остальное оплачивается клиентом дополнительно.

Кому доверить учет: фрилансеру или компании

Аутсорсинговая компания отвечает за ошибки репутацией и деньгами. Если отдать учет бухгалтеру-фрилансеру, риск ошибок увеличивается. Это не означает, что работать нужно исключительно со специализированными компаниями. Просто выбирать фрилансера нужно тщательно.

Небольшим компаниям удаленный бухгалтер обычно обходится дешевле, чем работа с аутсорсинговой компанией.