Подарки к праздничным датам и ко дню рождения сотрудникам и не только: бухгалтерский учет и налогообложение

Согласно п. 1 ст. 572 Гражданского кодекса РФ подарок - это вещь, в том числе деньги или подарочные сертификаты, безвозмездно передаваемые одним лицом, дарителем, в собственность другому лицу, одаряемому.

Подарки делаются согласно наступлению определенного события, такого как: день рождения, Новый год, иной государственный или профессиональный праздник, или же просто без повода.

Компании могут дарить подарки только физическим лицам, например, работникам (в том числе бывшим), их детям, клиентам, работникам контрагентов и т.п..

Для целей бухгалтерского и налогового учета, дарение подарков рассматривается как безвозмездная передача и включается в обороты по реализации в момент их передачи.

Вследствие чего может возникать ряд вопросов: как подарки облагать налогом на добавленную стоимость? В каких случаях необходимо уплатить НДФЛ? Как корректно все оформить согласно бухгалтерского учета?

На эти и многие другие вопросы ответим в сегодняшнем материале.

Подарки сотрудникам

В первую очередь, на выдачу подарков и/или подарочных сертификатов сотрудникам необходимо издать приказ и составить ведомость, в которой следует указать ФИО работника, кому дарится подарок, а также название и стоимость данного подарка. Подарки выдаются под роспись этой ведомости. Приказ и ведомость с подписями работников - это удобный способ оформить договор дарения с работниками. Денежные подарки следует оформлять с каждым сотрудником договором дарения отдельно. Это необходимо для того, чтобы не платить страховые взносы.

НДФЛ не облагаются подарки в сумме до 4000 руб. в год с учетом НДС. При сумме, превышающей 4000 руб., необходимо будет рассчитать НДФЛ и удержать его при ближайшей выплате денег работнику. В случае, если работник - налоговый резидент РФ - ставка будет 13%. Если одаряемый не является налоговым резидентом РФ - по ставке 30%. К примеру, согласно НК РФ ст. 226 если сотруднице компании на 8 марта дарится подарок стоимостью 3000 руб. и на Новый год выдаются 2 подарка для детей на сумму 2000 руб., в общей сумме получается 5000 руб.. В данном случае превышается порог по сумме, соответственно, необходимо удержать НДФЛ с 1000 рублей из заработной платы за декабрь. Как было упомянуто ранее, страховые взносы на подобные подарки начислять нет необходимости при наличие заключенного договора дарения сотрудникам.

Входной НДС по подаркам принимается к вычету по счету-фактуре поставщика.

НДС при выдаче подарков или подарочных сертификатов начисляется на их покупную стоимость без НДС. В случае дарения собственной продукции - на ее себестоимость. Счет-фактура составляется на все подарки по ведомости в единственном экземпляре.

В налоговых расходах подарки не учитываются. Ст. 270 НК РФ гласит, что стоимость подарков нельзя включить в расходы. Однако, исключением будет поощрение за труд в виде подарка. Возможность поощрения труда в виде подарка должна быть предусмотрена трудовым договором и локальными нормативными актами организации, например, коллективным договором или положением об оплате труда. Также, подобный подарок должен быть напрямую связан с производственными успехами работника. В таком случае, можно учесть стоимость подарка как расходы на оплату труда согласно ст. 255 “Расходы на оплату труда” НК РФ. Однако, следует отметить, что в этом случае страховые взносы со стоимости подарка необходимо будет заплатить.

Подарки контрагентам

С подарками контрагентам примерно такая же ситуация, как и с подарками сотрудникам. Однако, тут следует отметить, что между коммерческими организациями дарение подарков в размере более 3000 руб. не допускается согласно ГК РФ ст. 575 “Запрещение дарения”.

Если компания хочет вручить подарки контрагентам, необходимо сделать следующее:

Издать приказ о вручение подарков. В приказе необходимо указать конкретных контрагентов, которым будут дариться подарки. Указываем названия подарков, их характеристику и стоимость. Входной НДС принимается к вычету при наличие счета-фактуры от поставщика. НДС при выдаче подарков начисляем на их покупную стоимость без НДС. В случае, если дарится собственная продукция, то НДС начисляется на себестоимость этой продукции, которая также учтена без НДС.

Далее, составляется счет-фактура в единственном экземпляре на себя и на все подарки. В строках счет-фатуры 6 («Покупатель») и 6Б ( «ИНН/КПП покупателя») ставятся прочерки.

В налоговых расходах стоимость подарков контрагентам также на учитывается.

Подарки клиентам является безвозмездной передачей имущества и не уменьшают налог на прибыль, о чем нам говорит НК РФ ст. 270 Расходы не учитываемые в целях налогообложения и ГК РФ ст. 572 Договор дарения. Соответственно, в большинстве случаев не удастся учесть большинство в составе расходов по налогу на прибыль.

Однако, в отдельных ситуациях расходы на подарки учесть можно, если они соответствуют требованиям НК РФ ст. 252 Расходы. Группировка расходов и могут быть отнесены к рекламным расходам, либо к премиям покупателям за выполнение определенных условий договора.

Как можно учесть подарки в расходах на рекламу?

Первый вариант - это рекламные расходы.

Их возможно учесть в случае, если подарки дарятся в рамках рекламной акции. При этом стоит не забывать, что размер рекламных расходов для учета налога на прибыль ограничен нормативом - расходы на отдельные виды рекламы не должны превышать 1% выручки за соответствующий период. По итогам отчетного налогового периода рассчитываются все вместе прочие рекламные расходы, которые должны укладываться в 1% выручки. Если не уложились, сумму сверх норматива учесть в расходах нельзя.

Тут также следует напомнить о ФЗ "О рекламе" от 13.03.2006 N 38-ФЗ.

Реклама - это информация, направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования среди неопределенного круга лиц. Соответственно, подарки учесть в качестве рекламных расходов можно только если проводится акция среди неопределенного круга лиц.

Если же например, проводится рекламная акция среди собственных клиентов и дарятся подарки, то подобные расходы учесть не получится, потому что в таком случае клиенты получаются уже определенные. И под соответствие закона о рекламе они не попадают.

Второй вариант - это премия покупателю за выполнение определенных условий договора.

Согласно НК РФ п.п. 19 п.1 cт. 265 “Внереализационные расходы”, во внереализационных расходах можно учесть: расходы в виде премии или скидки, выплаченные или предоставленные продавцом покупателю вследствие выполнения покупателем условий договора. Однако, тут также присутствуют свои условия, цена единицы товара не должна изменяться. Например, если при единовременной покупке парфюмерии на сумму 3 000 руб. контрагенту дарится ежедневник, то такой подарок может считаться премией в натуральной форме. В таком случае затраты на подарочные упаковки и ежедневник учитываются во внереализационных расходах на основании статьи НК РФ, упомянутой выше.

При этом необходимо документально подтвердить условие и выполнение этого условия. Что подобный объем закупок был произведен, и все подарки были выданы покупателям именно при соблюдении этих условий. В таком случае стоимость подарков можно учесть в составе внереализационных расходов.