Отпуск в 2021 году: оформление и расчет

В декабре работодатели должны были утвердить график отпусков на 2021 год. Это обязательный документ. Сотрудники идут в ежегодные оплачиваемые отпуска согласно графику, но по согласованию сторон ранее утвержденные даты отдыха могут меняться.

За две недели до начала отпуска работник получает письменное уведомление. Если возражений нет, сотрудник ставит подпись и составляет заявление на отпуск. По законодательству заявление не является обязательным документом, работодатель может закрепить его необходимость в локальных актах.

На основании заявления (или графика отпусков) кадровая служба издает приказ на отпуск. Подписанный приказ передается в бухгалтерию организации. Выплатить отпускные необходимо за три дня до начала отпуска.

Расчет отпускных

Отпускные рассчитываются исходя из среднего заработка сотрудника. Расчетный период для исчисления среднего заработка — предыдущие 12 месяцев (ст. 139 ТК РФ). Если работник взял отпуск с 13.07.2021, то расчетный период — с 01.07.2020 по 30.06.2021.

Какие выплаты учесть при расчете среднего заработка, как поступить при отсутствии заработка последние 12 месяцев — эти и другие ситуации разобраны в Постановлении Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Отпускные к выплате = средний дневной заработок Х количество календарных дней отпуска.

Средний дневной заработок = доходы за расчетный период / среднее количество календарных дней.

Если сотрудник отработал месяц полностью, принято считать, что в месяце 29,3 дня.

Если месяц отработан частично, среднемесячное число календарных дней определяется так: количество календарных дней, приходящихся на отработанное время Х 29,3 / количество календарных дней месяца. Допустим, сотрудник выполнял трудовые обязанности с 01.07.2020 по 23.07.2020, среднемесячное число календарных дней в таком случае составит 21,74 (23 Х 29,3 / 31).

Бухгалтер при расчете среднего заработка должен исключить периоды, когда работник:

• получал средний заработок, находясь в отпуске, командировке и т.п. (перерывы для кормления ребенка не исключают из расчета);
• получал пособия в связи с болезнью или беременностью и родами;
• не работал из-за простоев по вине работодателя или по причинам, не зависящим от сторон трудового договора;
• не участвовал в забастовке, но из-за нее не имел возможности трудиться;
• был на дополнительных оплачиваемых выходных для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

При расчете стажа работы, дающего право на ежегодный отпуск, не учитывают дни отсутствия на работе без уважительных причин, дни отпуска по уходу за ребенком.

С отпускных, как и с зарплаты, следует удержать и перечислить НДФЛ.

Учет нерабочих дней

В 2021 году выходными днями, в частности, объявлены 4, 5, 6 и 7 мая. В этот период за работниками сохранялась зарплата. Если работник отдыхал в указанные дни, в расчет отпускных оплату за нерабочие дни включать не стоит. Если же человек работал, зарплата за 4-7 мая войдет в средний заработок.

Аналогичный подход к расчету среднего заработка следует применять в отношении выходных дней в связи с пандемией. Согласно Указам Президента такими днями признаны периоды с 30.03.2020 по 30.04.2020 и с 06.05.2020 по 08.05.2020. Разъяснения по расчету среднего заработка по внеплановым выходным дали Роструд и Минтруд РФ в письмах от 20.07.2020 № ТЗ/3780-6-1 и от 18.05.2020 № 14-1/В-585.

Отпуск совместителей

И внешние, и внутренние совместители имеют право на отпуск. При внутреннем совместительстве отпускные рассчитываются по каждой должности отдельно.

Чаще всего время отпуска на основной работе совпадает с отпуском на совмещаемой должности. Если совместитель на основной работе уже получил право на отпуск, а на работе по совместительству еще нет, работодатель обязан предоставить работнику отпуск авансом (ст. 286 ТК РФ).