Дата публикации: 31.08.2025
19 августа 2025 года ФНС России опубликовала официальное сообщение, в котором рекомендует бизнесу заранее начать использовать универсальный передаточный документ (УПД) как основной отгрузочный документ. Это означает, что привычные электронные форматы, включая такие ключевые формы, как электронные накладные (ТОРГ-12) и акты выполненных работ/услуг, утратят силу на основании приказа ФНС от 20 января 2025 года № ЕД-7-26/28@. Переход, вступающий в силу с начала 2026 года, позволит организациям плавно и без аврала подготовиться к изменениям, а также избежать стресса с технической точки зрения.
Таким образом, ФНС России не просто информирует о грядущих изменениях — она настоятельно рекомендует начать подготовку уже сейчас. Это включает обновление ЭДО-систем, обучение сотрудников, тестирование взаимодействия с контрагентами и прочие меры, необходимые для уверенного старта нового механизма документооборота с 2026 года.
Итак, подробнее об изменениях:
С первого дня 2026 года на основании приказа ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ утрачивают силу электронные форматы:
Универсальный передаточный документ (формат 5.03), утверждённый приказом ФНС от 19 декабря 2023 года № ЕД-7-26/970@, объединил функции счёт-фактуры и первичного документа, что делает его мощным инструментом для упрощения документооборота и налогового учета.
Однако универсальный передаточный документ не заменяет товарно-транспортную накладную (ТТН). ТТН остается обязательной при перевозке грузов, поскольку она фиксирует не только факт передачи товара, но и условия перевозки, ответственность перевозчика и прочие логистические нюансы. Таким образом, реформа затрагивает в первую очередь налоговый и бухгалтерский учёт, но не отменяет отраслевые документы.
Причины этой рекомендации вполне понятны. Во-первых, переход на новый формат затрагивает учетные системы и программное обеспечение. Их нужно обновить, проверить совместимость с ЭДО-операторами, убедиться, что данные корректно выгружаются и принимаются. Если оставить это на декабрь 2025 года, велика вероятность технических сбоев и задержек.
Во-вторых, необходимо обучить персонал: бухгалтера, специалистов по документообороту, юристов. Для них важно понимать, как именно составляется УПД, какие реквизиты обязательны, в каких случаях он может заменять счёт-фактуру, а когда — нет. Без такой подготовки возможны ошибки, которые приведут к налоговым рискам.
Наконец, есть ещё и фактор взаимодействия с контрагентами. Даже если ваша организация будет готова, необходимо, чтобы партнёры по сделкам тоже принимали и отправляли УПД. Если они окажутся не готовы, документооборот просто застопорится. Поэтому ФНС справедливо рекомендует использовать вторую половину 2025 года как «переходный период»: протестировать обмен УПД с ключевыми контрагентами и наладить процессы.
С учётом вышеизложенного организациям можно предложить следующий алгоритм действий:
Сначала нужно провести инвентаризацию документооборота: какие именно электронные форматы применяются сейчас, как они связаны с бухгалтерским и налоговым учётом, в какой системе формируются. Затем — проверить технические возможности используемого программного обеспечения: поддерживает ли оно УПД версии 5.03, есть ли интеграция с оператором ЭДО. На следующем этапе стоит организовать обучение сотрудников, начиная с бухгалтерии и заканчивая менеджерами, которые работают с клиентами и поставщиками. Для них важно понимать, что изменится с 2026 года, какие документы будут отменены, а какие останутся.
И, наконец, руководству компаний следует организовать системный мониторинг реформы: отслеживать разъяснения ФНС, консультироваться с юристами и аудиторами, фиксировать возникающие вопросы. Такой подход позволит избежать неприятных сюрпризов в 2026 году и сохранить бесперебойность бизнеса.
Таким образом, ФНС России не просто информирует о грядущих изменениях — она настоятельно рекомендует начать подготовку уже сейчас. Это включает обновление ЭДО-систем, обучение сотрудников, тестирование взаимодействия с контрагентами и прочие меры, необходимые для уверенного старта нового механизма документооборота с 2026 года.
Итак, подробнее об изменениях:
С первого дня 2026 года на основании приказа ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ утрачивают силу электронные форматы:
- документа о передаче товаров при торговых операциях;
- документа о передаче результатов работ (услуг)
Универсальный передаточный документ (формат 5.03), утверждённый приказом ФНС от 19 декабря 2023 года № ЕД-7-26/970@, объединил функции счёт-фактуры и первичного документа, что делает его мощным инструментом для упрощения документооборота и налогового учета.
Какие документы отменяются
С 1 января 2026 года утрачивают силу:- форматы документов о передаче товаров при торговых операциях (электронные аналоги ТОРГ-12)
- форматы актов выполненных работ / оказанных услуг
Что такое УПД: объединение тарифного и первичного
УПД — это унифицированный электронный документ, который сочетает в себе функции:- счета-фактуры (для НДС и налогового учёта);
- первичного документа (акт, накладная)
Однако универсальный передаточный документ не заменяет товарно-транспортную накладную (ТТН). ТТН остается обязательной при перевозке грузов, поскольку она фиксирует не только факт передачи товара, но и условия перевозки, ответственность перевозчика и прочие логистические нюансы. Таким образом, реформа затрагивает в первую очередь налоговый и бухгалтерский учёт, но не отменяет отраслевые документы.
Зачем ФНС рекомендует переходить на УПД уже в 2025 году
Формально обязательность наступает только 1 января 2026 года, но ведомство подчёркивает: чем раньше компании начнут использовать новый формат, тем меньше рисков столкнуться с проблемами в начале следующего года.Причины этой рекомендации вполне понятны. Во-первых, переход на новый формат затрагивает учетные системы и программное обеспечение. Их нужно обновить, проверить совместимость с ЭДО-операторами, убедиться, что данные корректно выгружаются и принимаются. Если оставить это на декабрь 2025 года, велика вероятность технических сбоев и задержек.
Во-вторых, необходимо обучить персонал: бухгалтера, специалистов по документообороту, юристов. Для них важно понимать, как именно составляется УПД, какие реквизиты обязательны, в каких случаях он может заменять счёт-фактуру, а когда — нет. Без такой подготовки возможны ошибки, которые приведут к налоговым рискам.
Наконец, есть ещё и фактор взаимодействия с контрагентами. Даже если ваша организация будет готова, необходимо, чтобы партнёры по сделкам тоже принимали и отправляли УПД. Если они окажутся не готовы, документооборот просто застопорится. Поэтому ФНС справедливо рекомендует использовать вторую половину 2025 года как «переходный период»: протестировать обмен УПД с ключевыми контрагентами и наладить процессы.
С учётом вышеизложенного организациям можно предложить следующий алгоритм действий:
Сначала нужно провести инвентаризацию документооборота: какие именно электронные форматы применяются сейчас, как они связаны с бухгалтерским и налоговым учётом, в какой системе формируются. Затем — проверить технические возможности используемого программного обеспечения: поддерживает ли оно УПД версии 5.03, есть ли интеграция с оператором ЭДО. На следующем этапе стоит организовать обучение сотрудников, начиная с бухгалтерии и заканчивая менеджерами, которые работают с клиентами и поставщиками. Для них важно понимать, что изменится с 2026 года, какие документы будут отменены, а какие останутся.
И, наконец, руководству компаний следует организовать системный мониторинг реформы: отслеживать разъяснения ФНС, консультироваться с юристами и аудиторами, фиксировать возникающие вопросы. Такой подход позволит избежать неприятных сюрпризов в 2026 году и сохранить бесперебойность бизнеса.
Мегагрупп.ру