Изменения в ТК РФ и новая отчетность в ФСС

Работа кадровиков станет проще, благодаря введению электронного документооборота (ЭДО). Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ утверждены новые статьи Трудового кодекса — 22.1, 22.2 и 22.3.

Работодатели имеют право выбора: продолжить работу, фиксируя кадровые события на бумаге, или перейти на электронные документы.

Если компания выберет второй вариант, нужно определиться с информационной системой. Именно в ней будут создаваться, подписываться и храниться электронные кадровые документы. Законодатель предлагает готовое решение — единую цифровую платформу в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России». Работодатель может разработать свою систему для работы с электронными документами. Главное, чтобы она соответствовала требованиям ТК РФ.

Как внедрить ЭДО:

1. Выбрать систему для работы.
2. Определить порядок доступа к системе.
3. Утвердить список электронных документов.
4. Утвердить категории работников, в отношении которых осуществляется ЭДО.
5. Определить сроки уведомления работников о переходе на ЭДО.
6. Прописать выше перечисленные условия работы в локальном нормативном акте организации.

От работников необходимо получить письменное согласие. Отсутствие согласия приравнивается к отказу от работы в системе ЭДО.

Не требуется согласие лица при трудоустройстве с 01.01.2022, если по состоянию на 31.12.2021 у такого работника отсутствует трудовой стаж.

Расходы на работу в системе кадрового ЭДО (в том числе на покупку электронных подписей для работников) несет работодатель. Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.

Поправки в ТК РФ позволяют вести электронно:

• трудовой договор;
• ученический договор;
• договор о материальной ответственности;
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• приказ о применении дисциплинарного взыскания;
• уведомление об изменении условий трудового договора;
• заявление на увольнение;
• согласие на перевод и т. д.

Ограничения по ведению ЭДО

Нормы ст. 22.2 и 22.3 ТК РФ не распространяются на следующие документы:

• трудовые книжки;
• сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде;
• акт о несчастном случае на производстве;
• приказ (распоряжение) об увольнении работника;
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником.

Другие изменения в ТК РФ

Новая редакции ст. 68 ТК РФ позволяет оформлять прием на работу только с помощью трудового договора. Приказ о приеме с 22.11.2021 издавать не обязательно.

Однако здесь могут возникнуть противоречия, если работник не отказался от бумажной трудовой книжки. По правилам в графе 4 трудовой книжки нужно указывать номер приказа о приеме на работу или реквизиты иного решения (приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Трудовой договор вряд ли можно отнести к решениям работодателя.

Вопросы могут возникнуть и при заполнении формы СЗВ-ТД. Правила позволяют указывать реквизиты документа, подтверждающего оформление трудовых отношений. Здесь трудовой договор вполне подойдет. Но возникает другая проблема: в договоре может быть две даты (дата подписания и дата выхода на работу). Какую дату указывать в форме, вопрос открытый.

С 01.03.2022 заработают поправки, внесенные в ТК РФ Федеральным законом от 02.07.2021 № 311-ФЗ. Новая статья 214.1 ТК РФ устанавливает запрет на работу в опасных условиях. Также у работодателей появятся дополнительные полномочия в области охраны труда (например, видеофиксация производственного процесса).

Новая отчетность в ФСС

С 2022 года работодатели будут сдавать форму «Сведения о застрахованном лице» (приказ ФСС РФ от 04.02.2021 № 26). Соответствующие изменения внесены в Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Форма содержит анкетные данные (ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные и т. д.). Отчитываться следует в течение трех дней с момента получения информации от работника (при приеме на работу или при изменении сведений).