Электронные путевые листы: оформление, работа в ГИС ЭПД, телемедицина

Организации и предприниматели могут самостоятельно выбрать способ оформления путевых листов: на бумаге или в электронном виде.

Возможность создавать и использовать в работе электронные путевые листы (ЭПЛ) появилась в марте 2023 года (п. 9 Приказа Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390).

Формат ЭПЛ утвержден Приказом ФНС РФ от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@.

3 шага для перехода на ЭПЛ

Шаг № 1. Выбрать из утвержденного реестра оператора информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Операторы ИС ЭПД направляют документы в Минтранс, который является оператором государственной ИС ЭПД.

Шаг № 2. Заключить договор с выбранным оператором и получить доступ в программу для создания и обмена ЭПЛ.

Шаг № 3. Сделать электронные подписи участникам системы (водителям, врачу, механику, бухгалтеру, директору и т. д.). Можно использовать УКЭП или УНЭП.

Как работать в ГИС ЭПД:

1. Участник системы формирует в программе оператора ЭПЛ и подписывает его электронной подписью. Помимо ЭПЛ в ИС ЭПД можно создавать другие перевозочные документы.
2. Оператор проверяет правильность заполнения ЭПЛ. Если ошибок нет, передает документ дальше.
3. ГИС ЭПД проверяет полученные файлы. Если ЭПЛ соответствует утвержденным нормам, создатель документа получит QR-код. Такой код, например, можно предъявить ГИБДД при проверке.

Подытожим. ГИС ЭПД проверяет корректность заполнения ЭПЛ и действительность электронной подписи; хранит ЭПЛ; передаёт информацию в контролирующие органы.

Как исправить ЭПЛ

Если в ЭПЛ найдены ошибки, следует составить новый (исправленный) лист (п. 20 ФСБУ 27/2021). Обязательно указать, что новый ЭПЛ составлен взамен первоначального документа. Исправленный ЭПЛ также заверяется электронными подписями, ставится дата исправления.

Исправленный ЭПЛ должен быть неразрывно связан с первичным ЭПЛ.

Обычно сервисы операторов ЭПД автоматически корректируют ошибки. Останется лишь подписать исправленные документы.

Важно! С 01.06.2024 использовать ЭПЛ в обязательном порядке придется организациям, осуществляющим перевозки алкогольной и спиртосодержащей продукции (п. 3 ст. 1, п. 3 ст. 2 Федерального закона от 03.04.2023 № 108-ФЗ).

Новые реквизиты и возможности при заполнении путевых листов

Приказ Минтранса от 05.05.2023 № 159 утвердил изменения, вступившие в силу с 01.09.2023.

В разделе с информацией о водителе теперь нужно записывать его СНИЛС и реквизиты водительского удостоверения (серия, номер, дата выдачи).

На рейсы, длящиеся больше одного рабочего дня, можно оформить один путевой лист. Также один ЭПЛ можно выписать на несколько рейсов, совершаемых водителем в течение рабочего дня.

В ЭПЛ можно вносить изменения в части сведений о водителях, марках, моделях прицепов или полуприцепов и их регистрационных номерах.

Важное нововведение — водители могут проходить медосмотры дистанционно.

Дистанционные медосмотры водителей

Приказ Минздрава РФ от 30.05.2023 № 266Н ввел понятие дистанционного медицинского осмотра. Речь идет о предсменных, предрейсовых, послесменных, послерейсовых медосмотрах.

В Постановлении Правительства РФ от 30.05.2023 № 866 утверждены особенности проведения дистанционных осмотров.

Медик, проводящий осмотры водителей, должен состоять в штате работодателя или штате медучреждения, с которым у работодателя заключен договор.

Если медики проводят осмотры дистанционно, к ним предъявляют дополнительные требования (п. 7-9 Постановления Правительства РФ от 30.05.2023 № 866):

• медработник должен пройти обучение (не менее 36 часов) по вопросам проведения медосмотров с использованием автоматизированных медицинских изделий;
• сведения о медработнике должны быть зафиксированы в единой государственной информационной системе в сфере здравоохранения;
• перед проведением осмотра медик должен идентифицировать свою личность на Госуслугах.

При дистанционных медосмотрах используют специальные медизделия. Такие изделия должны соответствовать требованиям из п. 3 Постановления Правительства РФ от 30.05.2023 № 866. В частности, медизделия должны быть зарегистрированы, иметь специальное программное обеспечение для передачи данных осмотра.

При дистанционном медосмотре ведется видеозапись (необходимо согласие водителя). Врач делает визуальный осмотр, анализирует измерения, которые показывают тонометр и алкотестер, проводит иные процедуры, предусмотренные Приказом Минздрава РФ от 30.05.2023 № 266Н.

Полученные данные должны храниться в памяти устройств не менее 30 дней.

Осмотрев водителя, медик выдает электронное медицинское заключение, подписанное УКЭП.